Le contrôle des coûts de revient des commandes publiques, qu’est-ce que c’est ?

• 22 avril 2021
• Steven Huet

Le contrôle des coûts de revient des commandes publiques, un sujet confidentiel mais important

Certains d’entre vous ont peut-être déjà entendu parler du sujet de contrôle des coûts de revient des commandes publiques. Cependant, cela reste un sujet confidentiel et communautaire. C’est à ce moment-là que les gens commencent en général à trouver ça suspect… Dans cet article je vais tenter de vous éclairer en simplifiant et présentant les notions auxquelles cette thématique fait référence.

Dans le cadre des marchés conclus par l’Etat ou ses établissements publics, ces derniers ont la possibilité de diligenter des enquêtes de coût de revient afin de contrôler que les prix pratiqués restent cohérents des dépenses engagées, ce qui permet ainsi d’éviter certaines dérives.

Tous les marchés ne sont pas éligibles à ce contrôle, mais uniquement « les marchés pour lesquels la spécialité des techniques, le petit nombre de candidats possédant la compétence requise, des motifs de secret ou des raisons d’urgence impérieuse ou de crise ne permettent pas de faire appel à la concurrence ou de la faire jouer efficacement peuvent faire l’objet d’un contrôle du coût de revient », comme mentionné dans l’Article L2196-4 du Code des commandes publiques. Dans ce type de situation, la concurrence ne peut pleinement jouer son rôle de régulation du prix. Il faut donc procéder autrement : la méthode retenue est alors un contrôle a posteriori, via une enquête.

Les 4 grandes étapes d’une enquête des coûts de revient

Dans le cadre d’une enquête, le titulaire du marché doit fournir les éléments techniques et comptables permettant de justifier le coût de revient. Pour cela, il est nécessaire de pouvoir identifier toutes les écritures comptables éligibles, sur une période pouvant remonter sur les cinq dernières années, et de rattacher ces écritures à la structure du marché.

Voilà le détail des 4 étapes de la démarche :

• Première étape : collecter et consolider les données comptables sur une période de 5 ans. Pourquoi est-ce un challenge ? Tout d’abord parce que les systèmes de gestion sont conçus dans une logique budgétaire et comptable sur des exercices annuels. Il faut donc, en complément des écritures comptables, être en mesure de récupérer le référentiel de gestion de l’entreprise avec les taux horaires et autres coefficients applicables sur chacun des centres de coût, et ce pour chacun des exercices. Un seul changement organisationnel ou de règle de gestion et tout se complique.
• Seconde étape : identifier les écritures comptables éligibles pour le marché considéré. Cela est effectué en prenant en considération l’organisation de l’entreprise et les possibles cessions / sous-traitances internes mises en place. Il convient donc d’identifier les différents codes projets directs et indirects (en cas de sous-traitance interne) éligibles, de récupérer les lignes comptables pour ces projets puis d’identifier les lignes éligibles selon leur nature et selon un certain nombre de règles à définir. C’est durant cette étape que se glisse une part de subjectivité.
• Troisième étape : rattacher les écritures comptables éligibles à la structure du marché. C’est en effet sur tout ou partie du marché que peut être réalisée l’enquête, et c’est selon cette structure que les justifications sont produites. Malheureusement, le système de gestion d’entreprise ne prévoit que très rarement la captation de cette information. Il convient de faire ce travail manuellement en sollicitant les contrôleurs de gestion et responsables de programme / marché. C’est un des volets les plus fastidieux, avec parfois jusqu’à plusieurs milliers de lignes à caractériser.
• Quatrième étape : construire la synthèse et sur demande de l’auditeur fournir les pièces comptables relatives à une écriture. Une fois les informations collectées, le titulaire doit présenter une synthèse et un ensemble d’analyses. Il s’agit du fruit de l’enquête. En complément, le jour J, le titulaire doit être en mesure de fournir les preuves de la dépense réalisée en fournissant la pièce comptable, ou a minima sa visualisation au sein du système de gestion.

Pour le compte d’un de ses clients, kxiop a développé un outil permettant de supporter cette démarche. Nous avons accompagné ce client dans la structuration de la démarche et la réalisation de certaines enquêtes.

Vous avez des questions ou des besoins au sujet des enquêtes de coûts de revient ? Contactez-nous via la page dédiée de notre site, ou directement par email : contact@kxiop.com.

Steven HUET, associé