Boostez la productivité de votre ingénierie grâce au Process Mapping

• 1 juin 2023
• Vincent Kennel

🚩 Dans l’ingénierie moderne, l’importance d’une planification minutieuse et orientée « livrables » ne peut être sous-estimée. Elle est nécessaire pour gérer efficacement les échanges entre les acteurs, un élément crucial pour la réalisation en temps voulu de projets d’envergure. Dans un contexte où le Time to Market est vital pour l’entreprise, la synchronisation des acteurs en « Ingénierie Simultanée » est un défi de taille. Pour y répondre, il est nécessaire de structurer les flux de travail autour des livrables, de manière à garantir une parallélisation optimale des activités et une communication fluide entre tous les acteurs impliqués.

🌟 Le process mapping, une approche datant des années 1980, peut encore être une méthode pertinente pour améliorer la productivité de votre ingénierie et revitaliser votre entreprise, à condition de l’appliquer correctement.

💡 Le process mapping permet de visualiser clairement les flux de travail, les interactions entre les collaborateurs et les données échangées.

📈 En étant attentif à ces aspects, vous pourrez agir tel un chef d’orchestre, donnant le rythme à chaque acteur et évitant :

• Les accumulations en amont des goulots d’étranglement
• Les données en attente de traitement par manque de ressources disponibles sur le chemin critique
• Le financement de ressources travaillant sur des hypothèses fausses en raison de l’absence de leurs données d’entrée
• Les activités menées en double par manque de communication ou de connaissance des travaux réalisés par les autres

Toutefois, le process mapping n’a pas toujours été couronné de succès pour toutes les entreprises qui l’ont testé. Alors, qu’est-ce qui fait la différence ? En nous appuyant sur notre expérience, nous avons identifié des éléments clés de réussite pour optimiser vos processus et améliorer la productivité de votre ingénierie.

Quels sont les pièges à éviter ?

Au cours de nos missions, nous intervenons régulièrement sur l’amélioration de la performance. Bien que de nombreuses entreprises disposent de manuels de qualité très fournis, ces derniers ne facilitent pas toujours le travail des collaborateurs ou la gestion efficace des activités. En effet, nous observons souvent des inadéquations entre le découpage des processus et des instructions par rapport au déroulement réel des activités. De plus, le découpage des périmètres de management n’est pas toujours cohérent avec celui des processus.

Nous identifions plusieurs erreurs qui ont pu mener à ces biais. La première est la croyance que les processus peuvent être décorrélés de l’organisation. Cette idée nous semble erronée, car elle omet le fait que les activités sont réalisées et pilotées par l’organisation. S’il est vrai que lorsqu’on crée une entreprise ou que l’on développe une nouvelle ligne d’activité, il est préférable de réfléchir d’abord à ses processus puis de définir l’organisation adéquate, cette approche n’est pas réaliste lorsqu’il s’agit de transformer ou d’améliorer une entreprise existante. Le changement a un coût et demande du temps et de l’accompagnement.

La seconde est la doctrine de l’activité au détriment du livrable. De nombreux qualiticiens prônent la formulation des processus en se concentrant sur les activités. Les adeptes de cette méthode précisent que les activités doivent être exprimées selon un canevas bien défini, dont le format commence par un verbe d’action. Le problème de cette approche est qu’elle tend à s’éloigner des interfaces entre les acteurs et de ce qui est réellement produit et échangé – les livrables. Ainsi, on observe souvent des formulations telles que « réaliser l’architecture » ou « monter les murs ». Ce type de formulation ne reflète pas le déroulement réel des activités. En réalité, entre la construction des murs extérieurs de chaque étage, il faut poser les planchers et les murs intérieurs sont érigés en dernier, après que la toiture ait été installée. Ce type de formulation survient souvent lorsque les entreprises se focalisent sur leur découpage métier, exprimant davantage leurs spécialités que les flux de travail, tout en respectant le canevas de l’activité.

Le process mapping est-il réellement applicable à l’ingénierie ?

Le process mapping a connu son essor dans les années 1980 et 1990, principalement dans les ateliers de production du secteur automobile. Alors que les entreprises cherchaient à améliorer leur productivité, de nouvelles méthodes de gestion de la qualité ont émergé, telles que le Lean Manufacturing, le Six Sigma ou le Business Process Reengineering (BPR). C’est également à cette époque qu’est née la théorie des contraintes d’Eliyahu M. Goldratt. Toutes ces méthodes et techniques ont en commun la nécessité de cartographier les flux avant de pouvoir les optimiser. Vous pourriez penser que ces techniques d’excellence opérationnelle ne sont valables que dans le monde des éléments physiques et qu’elles ne s’appliquent pas à l’ingénierie, où les données sont immatérielles. En 2013, Gene Kim, Kevin Behr et George Spafford ont publié un livre, « The Phoenix Project: A Novel About IT, DevOps, and Helping Your Business Win », qui a démontré que cette croyance était erronée. À travers 345 pages romancées, ils ont illustré les points communs et les synergies entre l’industrie manufacturière et le domaine des technologies de l’information. Notre expérience chez Kxiop nous amène à affirmer que les mêmes parallèles peuvent être établis avec l’ingénierie.

Quels enseignements tirer des pratiques du process mapping dans l’industrie manufacturière pour l’ingénierie ?

L’industrie manufacturière a presque un demi-siècle de pratique en matière d’application du process mapping, ce qui en fait une source d’information précieuse. L’ingénierie peut en tirer les leçons suivantes pour améliorer ses pratiques :

1. Les processus doivent mettre l’accent sur les livrables. Dans le cadre du process mapping, il est crucial de décrire les flux de ce qui est produit et échangé – les livrables. Cette approche permet de garantir que chaque étape du processus apporte de la valeur ajoutée et contribue à la réalisation de l’objectif final. Pour l’ingénierie, cela signifie qu’il faut identifier clairement les données attendues à chaque étape du processus et les échanges entre les différentes parties prenantes.
2. Les processus doivent se concentrer sur les interfaces entre les acteurs. L’ingénierie gagnerait à mettre l’accent sur les interactions entre les acteurs impliqués dans le processus. En comprenant et en optimisant ces interfaces, il est possible de réduire les délais et les coûts, d’améliorer la communication et de faciliter la collaboration entre les équipes. Cela permet également d’éviter les problèmes liés à la fragmentation des tâches et à la perte d’informations entre les différentes parties prenantes.
3. Les processus doivent être monodirectionnels. Les processus devraient être conçus de manière à faciliter un flux logique et linéaire des activités. En simplifiant et en rationalisant les étapes du processus, l’ingénierie peut éviter les problèmes liés à la confusion et aux retards. Il est important de s’assurer que chaque étape du processus est clairement définie et qu’elle mène à la prochaine étape de manière ordonnée et structurée. Cela favorise une meilleure compréhension et une meilleure coordination des activités entre les acteurs impliqués.

Pour tirer pleinement parti du process mapping, il est crucial de se concentrer sur les interfaces entre les acteurs et les données échangées sous forme de livrables internes, externes ou provisoires. Il est également nécessaire de linéariser les flux, ce qui demande parfois des modifications de l’organisation.

Quels sont les gains ?

🌟 En adoptant le process mapping et en mettant l’accent sur les interfaces et les échanges de données, de nombreuses entreprises ont réussi à :

• Améliorer leur ingénierie simultanée et la parallélisation de leur activité
• Piloter plus efficacement leur processus en termes de coûts et de délais
• Faciliter la communication entre les différentes parties prenantes
• Identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les opportunités d’amélioration
• Favoriser la montée en compétences des collaborateurs

🌟 Qui plus est, le Process Mapping est la pierre angulaire dont la robustesse déterminera le potentiel libérable pour les démarches d’automatisation et d’exploitation par des Intelligences Artificielles (IA).

🚀 Si vous souhaitez découvrir comment le process mapping peut vous aider à optimiser la productivité de votre ingénierie et transformer votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter – contact@kxiop.com. Nous serons ravis de partager notre expérience et d’échanger sur les défis auxquels vous êtes confrontés.

Au plaisir d’échanger avec vous !