Sécuriser un audit de certification ISO

• 16 avril 2025
• Nicolas Portalier

Le succès de l’audit repose sur la qualité de la mise en œuvre du Système de Management, et non sur un travail de dernière minute sur la documentation.

Une préparation rigoureuse permet d’optimiser l’efficacité de l’audit (en quelques jours, il y a beaucoup à faire !), et ainsi sécuriser la couverture de l’audit.

Cela consiste en particulier à :

• Organiser et planifier l’audit et sa préparation

• Vérifier que toutes les activités appropriées ont été effectuées, et comment rassembler et analyser les preuves documentaires requises par la norme.

• Organiser les entretiens, briefer les personnes possiblement auditionnées, soutenir leur préparation et vérifier qu’ils sont prêts.

Organiser et planifier l’audit et sa préparation

Convenir, avec l’auditeur principal de l’Organisme de Certification, du périmètre de l’audit et en particulier des processus à auditer. L’effort de préparation dépend du type d’audit : premier audit de certification, audit de renouvellement (tous les 3 ans), ou audit de suivi (tous les 6 mois ou chaque année).

Déduire des processus audités une liste des personnes qui seront possiblement auditionnées par l’auditeur externe.

Construire le planning et la logistique de l’audit (séjour des auditeurs, contraintes de sécurité) ; proposer de courts créneaux de débriefing quotidien avec les auditeurs et le personnel Qualité. Valider le planning avec l’Organisme de Certification.

Enfin, établir le planning de la préparation, y compris concernant la préparation des entretiens et la logistique de l’audit (séjour des auditeurs, contraintes de sécurité).

Pourquoi vérifier la documentation ?

L’audit de certification a un double objectif de vérifier la conformité aux exigences de la norme et de s’assurer de la bonne application du Système de Management. Il convient donc, en premier lieu, de vérifier quel est le contenu, les modalités de déploiement et la gestion du Système de Management avec le Responsable Qualité de l’entité et les responsables de processus concernés.

Dans un second temps, il convient de rassembler et analyser les preuves documentaires et en particulier la gestion de la satisfaction client, les objectifs et tableaux de bord de tous les processus du périmètre, les actions issues du dernier audit de certification, avec les preuves associées, les actions issues des évaluations et audits internes ainsi que les enregistrements obligatoires requis par la norme.

Cette documentation, produite pendant les entretiens d’audit, prouvera à l’auditeur externe que le Système de Management répond aux exigences de certification, permet de gérer les performances en cohérence avec la stratégie et la politique de l’entité, et permet une gestion de l’amélioration continue à tous les niveaux.

Accompagner les personnes qui seront auditionnées

Les personnes qui seront possiblement auditionnées doivent être informées en précisant l’organisation de l’audit de certification, et ce qui sera attendu d’eux :

• Le planning de préparation et le planning de l’audit

• La liste des documents que chaque personne auditionnée doit pouvoir présenter et commenter

• Ce qu’il faut démontrer à l’auditeur externe

• Ce que le Responsable Qualité qui accompagnera l’auditeur, est autorisé à faire ou à dire en tant que support

• Comment les non-conformités détectées au cours d’un entretien seront traitées

• Des conseils sur ce qu’il faut faire/ne pas faire (attitude, mots, réponses standard aux questions).

Ces personnes savent ce qu’elles doivent faire quotidiennement. Cependant, certains d’entre eux, en fonction de leur maturité sur la gestion des processus, auront besoin de soutien supplémentaire pour préparer leur entretien avec l’auditeur. Si besoin, organiser un entretien court avec chacun d’eux afin d’évaluer s’il est prêt.

Et pourquoi ne pas envisager de conduire un audit à blanc ?

La mise en œuvre d’un audit à blanc dans cette phase de préparation répond à plusieurs objectifs :

• Identifier les risques de non-conformité, afin de mettre en place un plan d’action de mitigation au juste niveau nécessaire avant l’audit

• Acculturer / sensibiliser les personnes qui seront auditionnées aux principes de l’entretien d’audit

• Vérifier que les personnes à auditionner sont prêtes

• Etablir un document d’audit interne qui pourra être mis à la disposition des auditeurs externes.

Kxiop accompagne régulièrement ses clients dans la mise en place de leur système de management et lors de la préparation et du déroulement des audits de certification. 

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Auteurs : Pascal Verseux & Benjamin Coutrot